2025/2/22 に開催された PHPカンファレンス名古屋2025 にスタッフとして参加しました。
この記事では、スタッフ目線での当日の感想を書きます。
前日準備
開催前日の 2/21 の夕方 18 時前くらいから、会場設営の準備をしました。
主な作業は次の通りでした。
- 会場宛に郵送した荷物の運搬
- レンタル品の映像機材の中身のチェック
- 名札に貼るシールのカット作業
- 参加者への配布物のトートバッグの封入作業
予期せぬトラブルなどもありましたが、なんとか無事に作業を完了できました。
みんなでワイワイ作業してて楽しかったです (笑)
当日
受付準備
受付に使う部屋が前日抑えられなかったため、受付だけ当日の朝に設営でした。
スタッフの集合時間がなんと 朝 7:45 で、朝起きれるか非常に不安でしたが、ちゃんと間に合って良かったです。
スポンサーの受付開始が 9:00 からだったので、 1時間 で受付の設営を完了する必要がありました。
セッションルームは前日に準備は済ませているものの、受付の設営作業も決して少なくはありませんでした。
設営作業は次の通りでした。
- 机と椅子の配置転換
- 副実行委員長の @77web さん が事前に作成した配置転換の指示書をもとに作業
- スポンサーブース・受付用の荷物の搬入
- 前日設営した部屋から移動
- 受付スペースの設営
- 一般参加者用の受付スペースの設営
- スポンサー・登壇者用受付スペースの設営
- 受付手順の最終確認
果たして、設営作業は間に合ったのか?
無事に 1時間で設営完了しました。
すごいでしょ?
1時間で設営完了した理由
決して少なくない設営作業を 1時間という短時間で終わらせられた理由は、大きく 2 つあったと思います。
- 配置転換の指示書が準備されていた
- 自身の判断で動けるスタッフが多かった
1 の指示書では、転換前の机や椅子を、それぞれどこに移動するか図示されていました。
そのおかげで、どの机をどこに移動させるかで 戸惑うことなく、スムーズに作業を行えました。
また、 2 で挙げたように、スタッフみんなが状況に応じて臨機応変に設営作業に対応していました。
指示を待つことなく、 各自でできることを判断して 動いていました。
1, 2 の両方の要素が合わさって、短時間で設営を終わらせられたのだと思います。
受付開始
受付はやや大変でした。
特に、登壇者やスポンサーの受付がてんやわんやしていました。
原因は以下に挙げられるものが考えられます。
- 参加者に渡す配布物が多かった
- あまりにも多いので、直前で作業フローが少し変更になった
- さらに登壇者やスポンサーは 個別にチェックが必要 だった
- Tシャツのサイズの確認
- 懇親会の参加種別の確認
- 受付自体のスペースがそこまで広くなかった
自分は一般参加者の受付をしていたので、登壇者やスポンサーの受付ほど大変ではありませんでした。
とはいえ、指が乾燥していて名札などの紙類がうまく取れなかったり、名札ホルダーのストラップが絡まってたりと、少し手間取ることもありました (笑)
受付開始時刻から参加者が来るので、列ができてしまうのは仕方ない部分はあるのですが、一般参加者よりもスポンサーと登壇者の受付列が長くなってしまっていたので、もう少し改善の余地はありそうですね。
午前中
オープニング開始前には、受付を済ませた人がスポンサーブースを回っていたため、部屋の人口密度がかなり高くなっていました。
寒波の影響で外気温はかなり低かったのですが、 人が密集すると部屋も暑くなります。
受付担当だったため、基本的に受付・スポンサーブースの部屋にいたのですが、ちょっと息苦しさを感じました。
空調が入っていなかったため、換気モードにして起動しました。
窓やドアが開けられない中で、どれくらい効果あるか疑問でしたが、 1, 2時間くらいしたら暑さが緩和されたので良かったです。
スタッフ控え室もエアコンがなぜか入っていなかったため、休憩取りに行ったら結構寒かったです (笑)
もしかしたら、最初入れていたけれど、暑くて誰かが切ったのかもしれませんね。
昼食
スタッフ用に軽食が用意されていました。
事前に 天むす か エビフライサンド のどちらかを聞かれていたため、自分は エビフライサンド を選択しました。
どちらも魅力的で、選ぶのにすごく悩みました (笑)
ちなみに、エビフライサンドは、あの コンパル のエビフライサンドでした。
美味しかったです 😋
(写真は撮り忘れました)
午後
午前中に入れた換気の効果がしっかり効いていて、受付の部屋が少し寒かったです。
万が一寒い時のために持ってきた上着が役立ちました (笑)
お昼ごろからスタンプラリーの景品交換を開始したのですが、クイズの難易度が結構高く、景品交換にすぐ来る人は意外と多くありませんでした。
内心ニヤニヤしながら、みんな悩んでいるのを見守っていました。
途中、1つだけセッションを聴講しに行きました。
後ろの方でひっそり聞いていたのですが、 聴講するのは前の方がいいな と、改めて感じました。
(あと、疲れが出ていて集中力がちょっと切れてました)
撤収作業
17 時ごろから撤収作業を始めました。
早くから作業を開始したのもありますが、撤収作業が結構早く終わりました。
セッションルームはまだ使用中だったため、セッションルームの片付けを始まるまでの間で休憩が取れました。
また、本来は朝の受付より前に撮影するつもりだったスタッフの集合写真も、クロージングの後に撮ることができました。
懇親会の前までに行った作業は次の通りです。
- スポンサーブースから郵送する物品の運搬
- 設営した物品の撤収
- 受付ルームの机を元の位置に配置
懇親会で参加者が移動した後にセッションルームの片付けに移りました。
作業内容は以下の通りです。
- ゴミの回収
- 映像機材の撤収
- セッションルームで使った物品の撤収
- スタッフ控え室の撤収
すでに受付の片付けが終わっていたこともあり、予定より早く片付けが終わりました。
物品の郵送依頼でちょっとトラブルもありましたが、幸運も重なって無事に解決できました。
全体を通しての感想
すごく疲れました が、 なんとかやり切った感 がありますね。
あと、日々の運動不足を痛感させられました (笑)
もうちょっと外が暖かくなったら、運動始めようと思います。
振り返ってみると、前日準備から撤収まで、何かとトラブルが発生していました。
それでも、運営に支障をきたすことがなかったので良かったのではないでしょうか?
(実行委員長・副委員長は内心ヒヤヒヤしていたかもしれませんが...)
今回のカンファレンスは、スタッフのメンバーにとても恵まれたのではないかなと思います。
実行委員長・副委員長に代わって 現場で判断できるメンバー や、 百戦錬磨の当日スタッフ が揃っていたと思います。
経験豊富な方が受付担当にいたので、個人的には受付の作業は何も心配しなくて良いなと思いましたし、当日全然焦ることなくスタッフ業務ができたと思います。
初開催のカンファレンスとしては上出来だったのではないでしょうか?
さいごに
今回はスタッフとして参加したのですが、非常にスタッフ業務を進めやすいと感じました。 とても良い経験になりました。
ひとえに、 実行委員長、副委員長、コアスタッフの多大な尽力 と、 当日スタッフの皆さんの協力のおかげ だと思います。
この場でお礼申し上げます。
そして、開催をする上で欠かせないスポンサー、登壇者、一般参加者の皆さんにも合わせてお礼申し上げます。
みなさん、ありがとうございました。
今回のカンファレンスのテーマの目標の一つに、「名古屋のエンジニアを外に出す」というものがありました。
その目標は達成できたと思います。
名古屋のエンジニアを外に出す機会が、今回のカンファレンスだけにとどまって欲しくないと思っていたところ、以下のようなツイートを見かけました。
名古屋で勉強会、やる時が来たか〜😂
— ごま (@gomaaburamax) February 22, 2025
この機運に乗じて、ぜひ名古屋でも勉強会が盛り上がってくれることを祈ります。
また、名古屋の人は名古屋から出ない、なんて言われることもあります。
今回の PHPカンファレンス名古屋をきっかけに、名古屋の外にも出てみませんか?
7月に神戸で開催される PHPカンファレンス関西2025 は名古屋から出るのにちょうど良い距離感なのではないでしょうか?
今年は 7/18(金), 7/19 (土) の2日開催です。
たくさんのご参加、お待ちしております!
◤◢◤◢◤◢ 告 知◤◢◤◢◤◢
— PHPカンファレンス関西2025 (@phpcon_kansai) 2025年2月22日
『PHPカンファレンス関西2025』の
Day0開催が決定しました🚀
🗓️Day0 : 2025/7/18(金)
🗓️本番 : 2025/7/19(土)
ただいま前夜祭的な企画を準備中🔥
詳細は順次お知らせしますので、日程を空けてフォロー & 拡散して続報をお待ちください！#phpkansai
余談
当初は、車で大阪から名古屋までドライビングがてら、車で移動を考えていました。
しかし、開催の 2, 3日前くらいに、寒波の影響で雪が降っていたため、電車で移動することにしました。
自分が移動する際には、幸いにも雪の影響は受けませんでした。
とはいえ、寒さはかなり辛かったです。
あと、毎回たくさん荷物を抱えて歩いてるので、いい加減、解決策考えないと...
